El programa de fidelització és un tractament de dades, no una promoció
Nextica Law & Tax posa en regla les dades que una cadena de botigues acumula sense adonar-se'n. El programa de fidelització no guarda un nom: guarda l'historial de compra, i creuar-lo per decidir quina oferta rep cada persona és una elaboració de perfils amb les garanties de l'art. 22 del Reglament General de Protecció de Dades. La central i el franquiciat que comparteixen la base de clients solen ser corresponsables de l'art. 26 i necessiten l'acord que reparteixi qui respon de què. L'enviament de comunicacions comercials té la seva pròpia norma a l'art. 21 de la Llei 34/2002. I la videovigilància de sala de vendes i magatzem té la seva a l'art. 22 de la Llei Orgànica 3/2018, amb el cartell informatiu i el termini de conservació que gairebé ningú no compleix.
Sap què compra cada client des de fa sis anys i mai no va decidir durant quant de temps ho sabria.
Què inclou
1. Inventari d'allò que la cadena guarda de debò
alta de la targeta, historial de compra per tiquet, devolucions, garanties, càmeres de sala i magatzem i dades que arriben del canal en línia.
2. Separació de finalitats en l'alta del programa
gestionar la targeta és una cosa i segmentar l'historial per enviar ofertes personalitzades és una altra, amb la seva pròpia base i informació.
3. Anàlisi de la perfilació
quines decisions es prenen automàticament sobre la persona, quin efecte tenen i quines garanties cal oferir-li.
4. Acord de corresponsabilitat entre central i franquiciats quan comparteixen la base de clients, repartint qui informa, qui atén drets i qui notifica una bretxa.
5. Terminis de conservació decidits i aplicats
quant de temps es guarda l'historial de compra d'algú que no torna, que és la pregunta que ningú no s'ha fet.
6. Comunicacions comercials per correu i missatgeria amb la regla que els correspon, i una baixa que funcioni a la primera.
7. Videovigilància de botiga i magatzem amb el cartell informatiu, la ubicació de les càmeres i el termini de conservació, i el seu ús laboral tractat a part.
LA CADENA SAP MÉS DELS SEUS CLIENTS D'ALLÒ QUE HA DECIDIT SABER
L'historial de compra s'acumula sol. Allò que no s'acumula sol és la decisió de per a què serveix i fins quan es guarda.
Creuar l'historial de compra per decidir automàticament quina oferta, quin preu o quina condició rep cada persona sense les garanties previstes: l'elaboració de perfils amb efectes sobre l'interessat té el seu propi règim, amb informació prèvia, dret a intervenció humana i a impugnar la decisió.
art. 22 del Reglament General de Protecció de DadesCentral i franquiciats compartint la base de clients sense acord de corresponsabilitat: quan les finalitats i els mitjans es decideixen conjuntament cal un acord que reparteixi les funcions amb transparència, i l'acord no allibera ningú: el client pot exercir els seus drets davant qualsevol dels dos.
art. 26 del Reglament General de Protecció de DadesCàmeres a sala i magatzem sense cartell informatiu, sense ubicació justificada i sense termini de conservació: el tractament amb finalitats de seguretat té requisits propis, i l'ús d'aquelles imatges per controlar la plantilla és un tractament diferent que exigeix informar abans, no després de l'incident.
art. 22 de la Llei Orgànica 3/2018 de Protecció de Dades i garantia dels drets digitalsPreguntes freqüents
La targeta de fidelització necessita consentiment o n'hi ha prou amb el contracte?
Cal separar dues coses que solen anar a la mateixa casella. Gestionar la targeta —acumular punts, bescanviar-los, atendre el soci— és execució de la relació amb aquella persona. Fer servir el seu historial de compra per segmentar-la i enviar-li ofertes personalitzades és una altra finalitat diferent i necessita la seva pròpia base de licitud i informació prèvia. Ficar-ho tot en una sola casella d'«accepto les condicions» és allò que converteix una inspecció rutinària en un expedient: el problema no és tenir les dades, és no poder demostrar per a què es va dir que s'utilitzarien.
Compartim la base de clients amb els franquiciats. Qui respon si hi ha una bretxa?
Depèn de qui decideixi les finalitats i els mitjans, i si això es decideix entre tots dos són corresponsables. L'art. 26 del Reglament exigeix llavors un acord que reparteixi les funcions amb transparència —qui informa el client, qui atén els drets d'accés o supressió, qui notifica una bretxa i en quin termini— i que posi a disposició de l'interessat allò essencial d'aquell repartiment. Allò important per a la xarxa és que l'acord no allibera ningú: el client pot exercir els seus drets davant qualsevol dels dos, així que el franquiciat ha d'estar preparat per respondre encara que el sistema el porti la central.
Parlem de la teva empresa.
Explica'ns la teva situació i et responem en menys de 24 h laborables.