Comptabilitat d'UTE i compte justificatiu: deixar rastre abans que el demanin
Nextica Law & Tax porta la comptabilitat que un contracte públic exigeix poder ensenyar: comptabilitat separada de la unió temporal d'empreses i, dins seu, de cada obra o servei; imputació de costos per contracte perquè el resultat sigui comparable amb l'oferta; compte justificatiu de subvencions amb la seva memòria d'actuació i la seva memòria econòmica d'acord amb la Llei 38/2003 i el Reglament aprovat pel RD 887/2006; i la traçabilitat documental que reclama la fase de revisió dels fons Next Generation.
El reintegrament no es perd per haver gastat malament: es perd per no poder demostrar en què es va gastar, tres anys després.
Què inclou
1. Comptabilitat separada de la UTE i, dins seu, de cada obra o servei, perquè el resultat del contracte sigui comparable amb l'oferta que es va presentar.
2. Imputació de costos per contracte amb una base explicable i estable, que és el que permet defensar després una desviació.
3. Obertura d'un compte i d'un circuit documental propis per a cada ajut cobrat, separats de la resta de fons des del primer euro.
4. Preparació del compte justificatiu
memòria d'actuació, memòria econòmica i relació classificada de despeses i inversions amb els seus justificants.
5. Comprovació de la modalitat de justificació que exigeix la convocatòria abans de gastar, no en tancar, perquè canvia allò que cal conservar.
6. Arxiu amb la traçabilitat que demana la revisió dels fons europeus, incloses les evidències de publicitat i les ofertes quan eren exigibles.
7. Conservació de tot l'expedient fins que venci el més llarg dels terminis aplicables, i no el més curt.
EL REINTEGRAMENT NO ARRIBA PER GASTAR MALAMENT
Arriba per no poder demostrar en què es va gastar, i arriba anys després, quan el projecte ja està tancat i l'equip ha canviat.
El compte justificatiu es compon de memòria d'actuació i memòria econòmica amb la relació classificada de despeses i els seus justificants. La convocatòria tria la modalitat, i llegir-la al final obliga a refer l'expedient sencer.
Llei 38/2003 i RD 887/2006Documentació destruïda abans d'hora
el termini mínim és el de prescripció de l'acció de reintegrament, però la convocatòria, el marc del fons europeu o el règim d'ajuts d'Estat poden imposar terminis més llargs.
Llei 38/2003Sense comptabilitat separada per contracte i per ajut, no hi ha manera d'acreditar quina despesa correspon a quin finançament, que és exactament el que demana la fase de revisió dels fons europeus.
RD 887/2006DOS MODALITATS DE SERVEI — QUINA ÉS LA TEVA
| Revisió o Supervisió Comptable | Externalització Contable Integral | |
|---|---|---|
| Per a qui? | Empreses que gestionen la seva comptabilitat internament però necessiten una revisió experta periòdica. | Empreses que prefereixen externalitzar completament la gestió comptable a un proveïdor especialitzat. |
| Què inclou? | Revisió de registres, detecció d'errors i inconsistències, validació de tancament comptable i recomanacions de millora. | Llevança completa: registre de transaccions, conciliació bancària, presentació d'impostos i elaboració d'informes financers. |
| Ideal per | Startups i pimes amb comptable intern o responsable d'administració que porta la comptabilitat. Empreses familiars que volen un control addicional. | Empreses sense departament comptable propi. Empreses que volen reduir costos fixos d'estructura. Filials de multinacionals amb reporting a matrius. |
| Avantatge principal | Control extern independent sense substituir l'equip intern. Detecció de problemes abans que es converteixin en sancions. | Zero preocupacions comptables per a l'empresari. Escala sense necessitat de contractar personal fix. |
Per a qui?
Què inclou?
Ideal per
Avantatge principal
Preguntes freqüents
Què és exactament el compte justificatiu d'una subvenció?
És l'expedient amb què el beneficiari demostra que va fer el que va dir i va gastar el que va declarar. Es compon d'una memòria d'actuació, que explica l'activitat realitzada i els resultats, i d'una memòria econòmica, amb la relació classificada de despeses i inversions, els justificants i la seva vinculació amb cada partida. El Reglament aprovat pel RD 887/2006 regula les seves modalitats —amb aportació de justificants, amb informe d'auditor, simplificada— i la convocatòria tria quina s'aplica. Llegir aquesta elecció al principi estalvia refer l'expedient al final.
Quant de temps s'ha de guardar la documentació d'un ajut?
Més del que gairebé ningú guarda. El termini mínim és el de prescripció de l'acció de reintegrament que fixa la Llei 38/2003, però la mateixa convocatòria, el marc del fons europeu o el règim d'ajuts d'Estat poden imposar terminis més llargs, i en fons Next Generation la fase de revisió ha demanat evidències d'actuacions ja tancades. La regla pràctica és senzilla: es conserva tot l'expedient —inclosos els tres pressupostos quan eren exigibles, i les publicacions de difusió— fins que venci el més llarg dels terminis aplicables.
Contingut supervisat per
Elena Bosch Prat
Directora · Consultoría Contable y Financiera
Parlem de la teva empresa.
Explica'ns la teva situació i et responem en menys de 24 h laborables.