Contabilidad de UTE y cuenta justificativa: dejar rastro antes de que lo pidan
Nextica Law & Tax lleva la contabilidad que un contrato público exige poder enseñar: contabilidad separada de la unión temporal de empresas y, dentro de ella, de cada obra o servicio; imputación de costes por contrato para que el resultado sea comparable con la oferta; cuenta justificativa de subvenciones con su memoria de actuación y su memoria económica conforme a la Ley 38/2003 y al Reglamento aprobado por el RD 887/2006; y la trazabilidad documental que reclama la fase de revisión de los fondos Next Generation.
El reintegro no se pierde por haber gastado mal: se pierde por no poder demostrar en qué se gastó, tres años después.
Qué incluye
1. Contabilidad separada de la UTE y, dentro de ella, de cada obra o servicio, para que el resultado del contrato sea comparable con la oferta que se presentó.
2. Imputación de costes por contrato con una base explicable y estable, que es lo que permite defender después una desviación.
3. Apertura de una cuenta y de un circuito documental propios para cada ayuda cobrada, separados del resto de fondos desde el primer euro.
4. Preparación de la cuenta justificativa
memoria de actuación, memoria económica y relación clasificada de gastos e inversiones con sus justificantes.
5. Comprobación de la modalidad de justificación que exige la convocatoria antes de gastar, no al cerrar, porque cambia lo que hay que conservar.
6. Archivo con la trazabilidad que pide la revisión de los fondos europeos, incluidas las evidencias de publicidad y las ofertas cuando eran exigibles.
7. Conservación de todo el expediente hasta que venza el más largo de los plazos aplicables, y no el más corto.
EL REINTEGRO NO LLEGA POR GASTAR MAL
Llega por no poder demostrar en qué se gastó, y llega años después, cuando el proyecto ya está cerrado y el equipo ha cambiado.
La cuenta justificativa se compone de memoria de actuación y memoria económica con la relación clasificada de gastos y sus justificantes. La convocatoria elige la modalidad, y leerla al final obliga a rehacer el expediente entero.
Ley 38/2003 y RD 887/2006Documentación destruida antes de tiempo
el plazo mínimo es el de prescripción de la acción de reintegro, pero la convocatoria, el marco del fondo europeo o el régimen de ayudas de Estado pueden imponer plazos más largos.
Ley 38/2003Sin contabilidad separada por contrato y por ayuda, no hay forma de acreditar qué gasto corresponde a qué financiación, que es exactamente lo que pide la fase de revisión de los fondos europeos.
RD 887/2006DOS MODALIDADES DE SERVICIO — CUÁL ES LA TUYA
| Revisión o Supervisión Contable | Outsourcing Contable Integral | |
|---|---|---|
| ¿Para quién? | Empresas que gestionan su contabilidad internamente pero necesitan una revisión experta periódica. | Empresas que prefieren externalizar completamente la gestión contable a un proveedor especializado. |
| ¿Qué incluye? | Revisión de registros, detección de errores e inconsistencias, validación de cierre contable y recomendaciones de mejora. | Llevanza completa: registro de transacciones, conciliación bancaria, presentación de impuestos y elaboración de informes financieros. |
| Ideal para | Startups y pymes con contable interno o responsable de administración que lleva la contabilidad. Empresas familiares que quieren un control adicional. | Empresas sin departamento contable propio. Empresas que quieren reducir costes fijos de estructura. Filiales de multinacionales con reporting a matrices. |
| Ventaja principal | Control externo independiente sin sustituir el equipo interno. Detección de problemas antes de que se conviertan en sanciones. | Cero preocupaciones contables para el empresario. Escala sin necesidad de contratar personal fijo. |
¿Para quién?
¿Qué incluye?
Ideal para
Ventaja principal
Preguntas frecuentes
¿Qué es exactamente la cuenta justificativa de una subvención?
Es el expediente con el que el beneficiario demuestra que hizo lo que dijo y gastó lo que declaró. Se compone de una memoria de actuación, que explica la actividad realizada y los resultados, y de una memoria económica, con la relación clasificada de gastos e inversiones, los justificantes y su vinculación con cada partida. El Reglamento aprobado por el RD 887/2006 regula sus modalidades —con aportación de justificantes, con informe de auditor, simplificada— y la convocatoria elige cuál se aplica. Leer esa elección al principio ahorra rehacer el expediente al final.
¿Cuánto tiempo hay que guardar la documentación de una ayuda?
Más de lo que casi nadie guarda. El plazo mínimo es el de prescripción de la acción de reintegro que fija la Ley 38/2003, pero la propia convocatoria, el marco del fondo europeo o el régimen de ayudas de Estado pueden imponer plazos más largos, y en fondos Next Generation la fase de revisión ha pedido evidencias de actuaciones ya cerradas. La regla práctica es sencilla: se conserva todo el expediente —incluidos los tres presupuestos cuando eran exigibles, y las publicaciones de difusión— hasta que venza el más largo de los plazos aplicables.
Contenido supervisado por
Elena Bosch Prat
Directora · Consultoría Contable y Financiera
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